Datenschutzrechtliche Pflichtinformationen nach Art. 13/14 DSGVO der Wohnstadt Stadtentwicklungs- und Wohnungsbaugesellschaft Hessen mbH

Erben von Mietern

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO („Daten“) von Erben von Mietern (w/m/d) Wohnstadt Stadtentwicklungs- und Wohnungsbaugesellschaft Hessen mbH. Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1. DSGVO erfolgt eine gesonderte Information der Betroffenen.

1. Gemeinsame Verantwortlichkeit

Gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 Abs. 1 und Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung Ihrer Daten sind die Wohnstadt Stadtentwicklungs- und Wohnungsbaugesellschaft Hessen mbH („Wohnstadt“), Wolfsschlucht 18, 34117 Kassel, Tel.: 0561 1001-0, E-Mail: kontaktnoSpam@naheimst.de und die Nassauische Heimstätte Wohnungs- und Entwicklungsgesellschaft mbH („NH“), Schaumainkai 47, 60596 Frankfurt am Main, Tel.: 069/678674-0, E-Mail: kontaktnoSpam@naheimst.de, („Verantwortliche“ oder „wir“)
Die Verantwortlichen haben eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit gem. Art. 26 DSGVO geschlossen. Danach ist die „NH“ verantwortlich für die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13, 14 DSGVO gegenüber den Mietern und der primäre Ansprechpartner zur Wahrnehmung der Rechte nach den Art. 15 bis 21 DSGVO (siehe „Ihre Rechte“). Sofern Sie Ihre Rechte wahrnehmen wollen, wenden Sie sich bitte an die „NH“. Es steht Ihnen jedoch selbstverständlich frei, sich zusätzlich oder ausschließlich an die „Wohnstadt“ zu wenden

2. Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter der „NH“ und der „Wohnstadt“ ist Dr. Dennis Voigt, UBG mbH, Im Breitspiel 21, 69126 Heidelberg, Telefon: 069/6530006-23, E-Mail: datenschutznoSpam@naheimst.de

3. Kategorien von verarbeiteten Daten

Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, evtl. Geburtsdatum, Telefonnummer, Bankverbindung, evtl. weitere im Erbschein enthaltene Daten.

4. Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken nach den folgenden Rechtsgrundlagen:

Durchführung und Beendigung des auf Sie übergangenen Mietverhältnisses des Erblassers (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO);
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, denen wir unterliegen (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO), insbesondere:
- Art. 15 ff. DSGVO;
Wahrung unserer nachfolgenden berechtigten Interessen (Art 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO):
- Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen gleich welcher Art gegen oder von Erben oder sonstigen Dritten, auch nach Beendigung des Mietvertrags
- Verhinderung sowie Aufdeckung und Verfolgung von Vertragsverletzungen, Ordnungswidrigkeiten und Straftaten
- Finanzierung von Projekten
- Aufrechterhaltung und Förderung der Attraktivität unserer Angebote sowie der Angebote Dritter
- Aufbau und Aufrechterhaltung einer (insbesondere kosten-) effizienten Geschäftsorganisation;
- Schutz unseres Eigentums
- Wahrnehmung unseres Hausrechts
- Durchführung oder Förderung von Forschungsvorhaben
- Anonymisierung der Daten zur Verwendung für weitere Zwecke
- Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, die nicht unmittelbar zur Verarbeitung Ihrer Daten verpflichten, wie z.B.
  - Erfüllung abgabe- und handelsrechtlicher Aufbewahrungs- bzw. Nachweispflichten
  - EU-Verordnung 881/2002
  - Auskunftsverpflichtungen gegenüber Dritten (Gesellschafter und öffentlich-rechtliche Gewalt, wie Gerichte, Behörden, Staatsanwaltschaften sowie sonstige, auch privatwirtschaftlich organisierte Dritte)
  - DSGVO;
Wahrung der nachfolgenden berechtigten Interessen Dritter (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO):
- Bewertung von Liegenschaften im Rahmen der Finanzierung bzw. des Ankaufs von Liegenschaften
- Offenlegung Ihrer Daten bei Verkauf einer Immobilie an Kaufinteressenten bzw. Offenlegung Ihrer Daten bei Verkauf des Unternehmens bzw. eines Unternehmensteils an Kaufinteressenten

5. Quelle Ihrer Daten

Wir erhalten Ihre Daten teilweise vom Nachlassgericht, teilweise geben Sie uns diese Daten im Rahmen der Abwicklung des Mietverhältnisses an.
Zusätzlich erhalten wir Daten über Sie auch von Dritten, z.B.

falls uns bei unbekanntem Aufenthalt eines Erben noch Ansprüche zustehen, ermitteln wir die letztbekannte Anschrift mithilfe einer zentralen Melderegisterauskunft;
ggfls. erhalten wir Daten von anderen mit uns gemeinsam Verantwortlichen.

6. Offenlegung Ihrer Daten

Wir legen Ihre Daten gegenüber folgenden Kategorien von Empfängern offen:

öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten, z.B. Finanzbehörden;
Forschungspartner;
Immobilienkäufer;
Inkassounternehmen;
Factoring-Unternehmen;
weitere externe Stellen, z.B. Kreditinstitute, Rechtsanwälte, Steuerberater;
Dienstleister entsprechend Art. 28 DSGVO, mit denen wir Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen haben, z.B. Betreuer von Hard- und Software, Rechenzentren, IT-Dienstleister.

7. Speicherdauer Ihrer Daten

Die Speicherdauer hängt vom Verarbeitungszweck ab. Im Einzelnen speichern wir Ihre Daten wie folgt:

Erben-Stammdaten in SAP: Löschung auf Verlangen des Erben sowie automatisiert, nicht jedoch vor Ablauf von drei vollständigen Kalenderjahren nach Abrechnung der Kaution;
Schriftverkehr mit dem Erben in SAP, der zu Geschäftsunterlagen zählt: bis zum Ablauf des sechsten vollständigen Kalenderjahres nach dem Datum des jeweiligen Schriftverkehrs;
Aufnahmen aus Videoüberwachung: Bei Geschäftsräumen 144 Stunden, bei Wohngebäuden 72 Stunden nach der jeweiligen Aufzeichnung; Die Auswertungen der Aufnahmen werden unverzüglich gelöscht, sobald sie nicht mehr zur Beweissicherung erforderlich sind;
Melderegisterauskünfte: Übertrag der neuen Adressdaten in SAP und anschließende sofortige Löschung der Melderegisterauskunft;

8. Drittlandtransfer

Wir verwenden Microsoft365 und setzen im Rahmen der Verarbeitung von Erben-Daten regelmäßig auch Dienstleister ein. Hierbei kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten, im Rahmen unserer Verarbeitungsvorgänge in unseren EDV-Systeme oder denen unserer Dienstleister auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und somit des sachlichen Anwendungsbereichs der DSGVO gelangen oder auf Ihre Daten z.B. im Rahmen des Supports durch Microsoft oder vergleichbare Cloud-Anbieter zugegriffen wird. Dies betrifft insbesondere einen Transfer Ihrer Daten in die und einen Zugriff auf Ihre Daten aus den USA. Für die USA liegt kein uneingeschränkter Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor. Ein Transfer Ihrer Daten erfolgt daher gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO i.d.R. auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Eine Kopie der Sie betreffenden Passagen der Verträge erhalten sie bei uns.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung durch.

10. Ihre Rechte

Gemäß den Bestimmungen der DSGVO können Sie uns gegenüber folgende Rechte geltend machen:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO);
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO);
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO);
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie haben das Recht, eine uns erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Sie können der hier beschriebenen Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Wahrung berechtigter Interessen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Erfolgt die Verarbeitung nicht zu Zwecken der Direktwerbung, besteht das Widerspruchsrecht nur aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten besteht nicht, eine Bereitstellungspflicht kann sich jedoch aus dem Mietvertrag ergeben, z.B. zur Nebenkostenabrechnung. Ohne Bereitstellung Ihrer Daten ist jedenfalls eine Durchführung des Mietverhältnisses nicht möglich.

Sie können sich jederzeit bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

Stand: Oktober 2023